Cahier des charges ERP : nos conseils pour le réussir
Le cahier des charges d’un ERP (Entreprise Ressources Planning) est un document important pour les entreprises qui envisagent de mettre en œuvre un tel outil. Il s’agit d’un document qui définit les exigences organisationnelles et les fonctionnalités attendues d’un système ERP. Il est donc important d’avoir un cahier des charges ERP complet et précis pour éviter les mauvaises surprises et les surcoûts lors de la mise en place de votre système. Cet article fournit quelques conseils pour vous aider à rédiger une spécification ERP efficace.
Conseils pour réussir votre cahier des charges ERP
Faites une liste de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin
Le premier conseil pour créer un cahier des charges ERP est de créer une liste complète de toutes les fonctionnalités requises. Pour créer cette liste, il est important d’impliquer tous les départements de l’entreprise dans le processus de définition des besoins. Il est également utile d’analyser les processus métier existants pour déterminer les fonctionnalités les plus importantes pour votre entreprise.
Fixer les priorités
Une fois que vous avez compilé une liste de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, il est important de les hiérarchiser. En fait, il est difficile d’imaginer avoir le budget pour mettre en place toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin à la fois. Il est donc important d’identifier les fonctions qui comptent le plus pour votre entreprise et de les choisir en priorité. D’autres fonctionnalités peuvent être intégrées ultérieurement, en fonction du budget disponible.
Définir les contraintes techniques
Le choix du système ERP dépend également du cadre technique de l’entreprise. Il est donc important de définir ces contraintes dès le début du processus. Cela peut inclure des considérations telles que la technologie utilisée, les restrictions de sécurité, les exigences de bande passante et les exigences matérielles. En tenant compte de ces limitations tôt dans le processus, vous pouvez éviter les coûts supplémentaires liés à l’adaptation de votre système ERP à votre infrastructure existante.
Définir les délais
Le temps est un facteur important à prendre en compte lors de l’élaboration d’un cahier des charges ERP. Surtout lorsqu’il s’agit de fixer des délais pour les systèmes ERP, il est important de définir un délai dès le début du processus. Les contraintes de temps peuvent être liées aux objectifs commerciaux et aux exigences réglementaires. Il est important de les prendre en compte pour garantir que votre système ERP soit opérationnel à temps.
Définir vos besoins de formation
Le choix d’un système ERP dépend également de l’expérience et des compétences de vos employés. Par conséquent, il est important de définir vos besoins de formation dès le début. Cela peut inclure une formation sur l’utilisation du système ERP, une formation sur la gestion des processus métier ou une formation technique à l’administration du logiciel.
Le contenu du cahier des charges ERP
Pour mettre en œuvre avec succès un logiciel ERP, le cahier des charges ERP doit inclure plusieurs éléments clés. On distingue notamment :
1. Description de l’entreprise et de ses processus
- Détail des activités de l’entreprise, de ses produits, de ses prestations et de ses services
- Rédaction des processus actuels de l’entreprise et des flux de travail existant
- Schéma des outils existants et de leur fonctionnement entre eux
2. Objectifs et attentes de l’entreprise
- Description des objectifs de l’entreprise et ses attentes en matière de fonctionnalités, de performances et de coûts
3.1. Fonctionnalités nécessaires
- Listing de toutes les fonctionnalités désirées au court et moyen terme : GPAO, achat/vente, stock
3.2. Limitations techniques et opérationnelles
- Limites techniques et opérationnelles
- Exigences de sécurité
- Exigences de bande passante
- Besoins en matériel
- Normes de conformité
4. Exigences de formation
- Description des besoins de formation : formation des administrateurs (DSI, direction) et utilisateurs
5. Limite de temps
- Calendrier prévu par votre entreprise pour la mise en place de l’ERP : de la signature à la mise en œuvre finale post-formation
6. Critère de choix
- Description des critères d’évaluation utilisés pour évaluer divers systèmes ERP et leurs intégrateurs
En résumé, la création d’un cahier des charges ERP est une étape importante pour toute entreprise souhaitant mettre en place un système ERP. En suivant ces quelques conseils, vous serez en mesure de créer un cahier des charges complet et concis qui répond aux besoins, contraintes et exigences de votre organisation. Cela vous aidera à choisir le meilleur système ERP pour votre entreprise et à assurer une mise en œuvre réussie. Il est important de mettre à jour régulièrement les spécifications ERP pour refléter l’évolution des besoins de l’entreprise.